Orientering om databeskyttelse til kommunens IT-afdeling og databeskyttelsesrådgiver
Denne orientering redegør for SES Familys behandling af personoplysninger i forbindelse med kommunens brug af sesfamily.com. Den er udarbejdet for at besvare de spørgsmål, som kommunens IT-afdeling og databeskyttelsesrådgiver typisk stiller, og for at beskrive vores tilgang til databeskyttelse.
Indhold
SES Familys vurdering
Hvem er dataansvarlig?
Hvorfor der ikke indgås databehandleraftale
Rapportering til kommunen
Hvilke personoplysninger SES Family behandler
Behandlingsgrundlag
Sikkerhed, databehandlere og overførsel
IT-sikkerhedsforanstaltninger
Opbevaring, sletning og anonymisering
De registreredes rettigheder
Håndtering af brud på persondatasikkerheden
Intern brug af AI-assisterede værktøjer
Yderligere dokumentation og kontakt
SES Familys vurdering
Det er SES Familys vurdering, på baggrund af den nuværende anvendelsesmodel, at der ikke er behov for en databehandleraftale mellem kommunen og SES Family. Vurderingen bygger på, at borgere og fagpersoner opretter sig direkte hos SES Family, afgiver personoplysninger direkte til SES Family, og at kommunen alene henviser til løsningen uden at instruere SES Family i behandling af individuelle brugerdata.
Har kommunen spørgsmål til vurderingen eller ønsker at drøfte den konkrete samarbejdsmodel, er Line og Daniel tilgængelige for et møde. Se kontaktoplysninger nedenfor.
Vurderingen forudsætter, at kommunen:
alene henviser borgere og fagpersoner til sesfamily.com
ikke overfører personoplysninger om konkrete borgere til SES Family
ikke instruerer SES Family i individuel databehandling
kun modtager anonymiserede og aggregerede rapporter fra SES Family
1. Hvem er dataansvarlig?
SES Family ApS er selvstændig dataansvarlig for al behandling af personoplysninger i forbindelse med brugen af sesfamily.com.
Virksomhed: SES Family ApS
CVR-nr.: 38726374
Adresse: Aldersrogade 6A, 2. sal, 2100 København Ø
GDPR-ansvarlige: Line Hartvig Rasch, line@ses.dk og Daniel Bach Johnsen, daniel@ses.dk
2. SES Familys vurdering om databehandleraftale
I mange digitale løsninger til kommuner behandler leverandøren borgernes personoplysninger på kommunens vegne og kræver derfor en databehandleraftale. Det er SES Familys vurdering, at det ikke er tilfældet ved kommunens brug af sesfamily.com.
Både borgere og fagpersoner opretter sig selv direkte på sesfamily.com og afgiver samtykke direkte til SES Family. Kommunen overfører ingen personoplysninger til SES Family. Kommunens rolle er alene at henvise til løsningen.
Da SES Family ikke behandler oplysninger på vegne af kommunen, er det SES Familys vurdering, at der hverken er et behandlingsgrundlag fra kommunens side eller et lovkrav om en databehandleraftale.
Licensaftalen giver borgere og fagpersoner i kommunen adgang til sesfamily.com. Det er den enkelte bruger, der selv vælger, hvilke moduler og hvilket indhold brugeren ønsker at benytte. Kommunen fastlægger hverken indhold, modulvalg eller omfanget af den enkelte borgers brug og bestemmer dermed ikke formål og midler for behandlingen af personoplysninger. Dette er definitionen på den dataansvarlige i GDPR artikel 4, nr. 7, og det er SES Family, der opfylder den.
Retsgrundlag: GDPR artikel 4, nr. 7 definerer den dataansvarlige som den, der bestemmer, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der foretages behandling. Det er SES Family, ikke kommunen, der bestemmer formål og midler for behandlingen på sesfamily.com.
Det anbefales, at kommunen som del af sit eget tilsyn udfører en risikovurdering af løsningen. SES Family kan fremsende en overordnet teknisk beskrivelse af hosting og dataflow. Mere detaljerede arkitekturoplysninger gennemgås på møde af hensyn til IT-sikkerheden. Kontakt Line eller Daniel for at aftale et online møde.
3. Rapportering til kommunen
Uanset at der ikke indgås databehandleraftale, ønsker SES Family at give kommunen indblik i, hvordan løsningen bruges af borgerne. SES Family tilbyder derfor løbende rapportering i anonymiseret form.
Da rapporterne udelukkende bygger på anonymiserede og aggregerede data, indeholder de ingen personoplysninger og er ikke underlagt GDPR. De anonymiserede data kan ikke henføres til enkeltpersoner.
Kommunen modtager:
Kvartalsvis brugsrapport: anonymiseret oversigt over antal aktive brugere
Årlig ledelsesrapport: samlet årsoversigt med sammenligning mod nationale gennemsnit, effektmålinger og anbefalinger til det kommende år.
Vigtigt: Rapporterne indeholder ingen personoplysninger. SES Family deler aldrig individuelle brugerdata med kommunen, hverken direkte eller indirekte.
4. Hvilke personoplysninger behandles?
Løsningen er designet til ikke at indsamle følsomme personoplysninger som defineret i GDPR artikel 9. SES Family efterspørger ikke CPR-numre, oplysninger om strafbare forhold eller følsomme kategorier af oplysninger.
De personoplysninger, SES Family typisk behandler, er:
Identifikation: navn, brugernavn, e-mailadresse og telefonnummer
Adgangsdata: bopælskommune til afgørelse af gratis adgang, loginhistorik og cookiedata
Lokationsdata: til visning af relevant landeside
Brugerinput: varierende indhold indsendt af den registrerede i fritekstfelter
Om fritekstfelter og brugerinput
Løsningen indeholder fritekstfelter, og det kan ikke udelukkes, at brugere vælger at dele oplysninger af mere privat eller følsom karakter. SES Family efterspørger ikke sådanne oplysninger og deler dem ikke med kommunen eller andre eksterne parter. Godkendte databehandlere og medarbejdere kan i teorien tilgå dem som led i drift og sikkerhed, men oplysningerne er krypteret ved overførsel og i hvile, og medarbejdere er instrueret i ikke at tilgå disse felter.
Anonymitet for borgere under 18
Alle borgere under 18 år kan kun oprette sig anonymt på sitet. Kommunen kan desuden tilvælge, at voksne borgere ligeledes kun opretter sig anonymt. Dette begrænser dog SES Familys mulighed for at supportere borgere samt kontakte dem med relevant indhold.
5. Behandlingsgrundlag
SES Family behandler personoplysninger på følgende retsgrundlag:
Samtykke, GDPR artikel 6, stk. 1, litra a: Brugeren giver aktivt samtykke ved oprettelse og til specifikke behandlinger. Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes.
Legitim interesse, GDPR artikel 6, stk. 1, litra f: Anvendes i tilfælde, hvor vores interesse ikke overstiger den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.
6. Sikkerhed og databehandlere
Al behandling sker via sikre, europæiske systemer med krypterede forbindelser og kontrollerede adgangsniveauer. SES Family har indgået databehandleraftaler med alle leverandører, der har adgang til persondata.
Løsning og drift af sesfamily.com
Microsoft Azure: cloud hosting, EU-datacenter
Umbraco Cloud: indholdsstyringssystem, Danmark
Kunde og administration
Salesforce: kundehåndtering, EU
Ingen personoplysninger overføres til tredjelande uden for EU/EØS uden et gyldigt overførselsgrundlag, herunder standardkontraktbestemmelser, jf. GDPR artikel 46.
7. IT-sikkerhedsforanstaltninger
Nedenfor beskrives de tekniske sikkerhedsforanstaltninger, som er relevante for kommunens vurdering af løsningen.
Autentifikation
Brugere logger ind med brugernavn og adgangskode. Flerfaktorgodkendelse, MFA, er ikke tilgængelig som funktion for slutbrugere i den nuværende version.
Kompenserende foranstaltning: Back end-adgang til Umbraco CMS er beskyttet med IP-adresserestriktion, så kun registrerede IP-adresser kan tilgå administrationssystemet. Persondata er derudover krypteret ved overførsel og i hvile.
Penetrationstest
SES Family udfører ikke selvstændige penetrationstest, men platformen er bygget på Umbraco Cloud, som gennemgår ekstern penetrationstest to gange årligt med et uafhængigt sikkerhedsfirma. Umbraco offentliggør bekræftelsesbrev på hvert gennemført test via umbraco.com/trust-center/security-and-umbraco. Seneste test er gennemført april 2026, Umbraco 17 LTS.
Backup og genopretning
Azure SQL Database sikrer automatisk backup af begge databaser:
Ugentlig fuld backup, komplet kopi af alle data
Differentiel backup hvert 12. til 24. time, ændringer siden seneste fulde backup
Transaktionslogbackup ca. hvert 10. minut, kontinuerlig beskyttelse mod datatab
Estimeret genoprettelsestid ved databasenedbrud: 5 til 10 minutter.
Certificeringer
SES Family besidder ikke selvstændige certificeringer som ISO 27001 eller SOC 2. Løsningen er bygget på Microsoft Azure og Umbraco Cloud, som begge er underlagt regelmæssige uafhængige sikkerhedsgennemgange og certificeringer på infrastrukturniveau.
Tilgængelighed og oppetid
Oppetidsgaranti er reguleret af Umbracos officielle servicevilkår: umbraco.com/terms-and-conditions/#SLA
8. Opbevaring og sletning
Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, og i overensstemmelse med vores dokumenterede slettepolitik.
Brugere kan til enhver tid anmode om sletning af deres konto og tilknyttede data ved at kontakte os på support@sesfamily.com. Vi behandler sletningsanmodninger uden unødig forsinkelse.
Brugerprofiler, der ikke har været aktive i 12 måneder, anonymiseres automatisk. Alle personoplysninger slettes, og de resterende data kan ikke længere henføres til en enkelt person. Anonymiserede data opbevares til statistiske formål og er ikke længere omfattet af GDPR.
9. De registreredes rettigheder
SES Family respekterer og efterlever alle rettigheder under GDPR kapitel III:
Ret til indsigt, artikel 15
Ret til berigtigelse, artikel 16
Ret til sletning, artikel 17
Ret til begrænsning af behandling, artikel 18
Ret til dataportabilitet, artikel 20
Ret til indsigelse, artikel 21
Henvendelser rettes til support@sesfamily.com. Vi besvarer alle anmodninger senest inden for 30 dage.
10. Brud på persondatasikkerheden
SES Family har dokumenterede procedurer for håndtering af brud på persondatasikkerheden i overensstemmelse med GDPR artikel 33 og 34. Ved et brud, der udgør en risiko for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, underretter vi Datatilsynet inden for 72 timer.
Da kommunen ikke er dataansvarlig for behandlingen på sesfamily.com, påhviler underretningspligten SES Family, ikke kommunen.
11. Intern brug af AI-assisterede værktøjer
SES Family anvender afgrænsede AI-assisterede værktøjer som en del af det interne administrative arbejde, eksempelvis til udarbejdelse af rapporter og kommunikation med fagpersoner.
Grundlæggende princip: Borgeres personoplysninger fra sesfamily.com må ikke indtastes i eller behandles ved hjælp af AI-værktøjer. AI indgår ikke i platformens funktionalitet eller behandling af brugerdata.
Brugen af AI-værktøjer er reguleret i vores medarbejderinstruks, og der anvendes kun værktøjer med passende aftalegrundlag, herunder databehandleraftale hvor dette er relevant. I forbindelse med intern brug kan fagpersoners navne og arbejdstitler indgå.
Yderligere oplysninger om vores AI-brug kan drøftes på et møde med Line eller Daniel.
12. Yderligere dokumentation
Følgende dokumentation er tilgængelig på forespørgsel:
Risikovurdering af sesfamily.com
Overordnet teknisk beskrivelse af arkitektur, hosting og dataflow
Databeskyttelsespolitik, tilgængelig på sesfamily.com
Oversigt over databehandleraftaler med leverandører
Spørgsmål kan rettes til:
Line Hartvig Rasch
line@ses.dk
Daniel Bach Johnsen
daniel@ses.dk
SES Family ApS
CVR 38726374
Aldersrogade 6A, 2. sal
2100 København Ø